Slimmer online werken: vijf tips waar je écht wat aan hebt

Aan het begin van dit jaar heb ik mezelf het boek Slimmer online werken in 60 minuten van @stenkate cadeau gedaan. Aangezien ik het grootste deel van mijn tijd online werk, was ik erg benieuwd welke stappen ik kon ondernemen om slimmer online te werken. In de inleiding stelt Ten Kate dat ik als lezer minimaal vijf handige tips en tools uit het boek ga halen waar ik binnen 48 uur profijt van heb. Kijk, dat soort beloftes, daar houd ik van! En weet je wat het mooie is? Hij heeft nog gelijk ook!

Het hele boek staat vol met nuttige tips en handige apps en tools. De onderwerpen variëren van het verminderen van informatiestress door je e-mail inbox regelmatig te legen tot het zoeken, verwerken en opslaan van online informatie. Een aantal handigheidjes waren mij al bekend, maar er staan ook heel veel trucjes in het boek die ik nog niet wist! Hieronder vind je de vijf tips en tools waar ik het meeste aan heb gehad:

1. Slimmer online werken met een online to-do-list

Ik maak al jaren gebruik van een to-do-list (takenlijst) die ik in Excel bijhoudt. Dit lijstje in Excel biedt echter weinig mogelijkheden en heb ik niet altijd bij de hand. Ten Kate noemt een aantal online tools die gericht zijn op het maken van takenlijstjes die je kunt openen op zowel je computer, als tablet en smartphone. Remember the Milk is hier een van. Het is even afkicken van mijn jarenlang gebruikte Excel lijstje, maar ik begin de voordelen van dit systeem steeds meer in te zien!

2. Slimmer online werken door overzicht in je inbox

Mijn e-mail box staat altijd boordevol. En net als ik denk dat ik weer aardig bij ben, ga ik een dagje op pad en staat aan het einde van de dag mijn inbox weer vol. Zo frustrerend! Aan de ene kant wil je je werk afmaken, maar aan de andere kant wil je ook zo snel mogelijk de e-mails beantwoorden. Zo’n volle en onoverzichtelijke inbox leidt dus enorm af. Het enige wat je volgens Ten Kate nodig hebt om overzicht in je inbox te krijgen, zijn vier mappen:

  • Inboxmap: dit is je ‘Postvak In’, hier komen je e-mails binnen. Voor elk bericht maak je een keuze: verwijderen, nu actie ondernemen (alleen als de actie binnen twee minuten voltooid kan worden), later actie ondernemen, doorsturen of bewaren.
  • Actiemap: in deze map staan alle e-mails waarop je nog actie moet ondernemen. De afleiding van een ongelezen mail is uit je inbox, maar het is wel duidelijk met welke e-mails je nog iets moet doen.
  • Archiefmap: plaats hier alle e-mails waar je geen actie meer op hoeft te ondernemen, maar die je wel wilt bewaren. Volgens Ten Kate hoef je in de archiefmap geen submappen aan te maken omdat een zoekfunctie de mail die je zoekt boven water kan halen, maar ik vind de submappen toch wel erg prettig. Ik heb voor elke klant een submap aangemaakt.
  • ‘Wachten op’-map: in deze map kun je alle e-mails verzamelen waar je nog een antwoord op verwacht.

Ik werk nu een week volgens dit systeem en het is inderdaad erg prettig! Een lege inbox, geen afleiding en duidelijkheid over welke acties ik nog moet ondernemen.

3. Slimmer online werken met de ‘Lees het later’-tool Instapaper

Ik kom regelmatig op social media interessante artikelen tegen die ik graag wil lezen, maar op dat moment heb ik er even geen zin in of geen tijd voor. In het hoofdstuk ‘Online informatie zoeken, verwerken en opslaan’ bespreekt Ten Kate onder andere zogenoemde ‘lees-later’-tools, waaronder Instapaper. Deze tool voegt een ‘Read Later’-button aan je browser toe. Met één klik op de button wordt het artikel opgeslagen en kun je het later (als je tijd hebt en onder het genot van een heerlijk kopje koffie/thee) lezen.

4. Slimmer online werken door schermafbeeldingen te maken en bewerken met Skitch

Met regelmaat zie ik ze voorbij komen: schermafbeeldingen met kaders, pijlen en tekst. Als ik zoiets wil maken, maak ik een schermafbeelding met de printscreen-knop, plak de afbeelding in powerpoint en voeg dan de kaders, pijlen en/of tekst toe. Dat het veel makkelijk kan, weet ik nu dankzij Ten Kate :) Met de tool Skitch kun je eenvoudig een schermafbeelding maken, bewerken en opslaan.

Skitch

5. Slimmer online werken door te tovertypen

Het gratis Windows-programma Fingertips is volgens Ten Kate “hét programma dat snel werken op je online werkplek garandeert”. Fingertips maakt het mogelijk om programma’s te starten, documenten te openen en veelgebruikte teksten en afbeeldingen in te voegen middels afkortingen. Ten Kate noemt dit, geheel terecht, tovertypen! Een soortgelijk functie is op je iPad en iPhone ingebouwd en kun je activeren via Instellingen -> Algemeen -> Toetsenbord -> Trefwoorden.

Meer handige tips en tools vind je in het boek Slimmer online werken in 60 minuten, te koop bij managementboek.nl.

 

Vind jij deze vijf tips om slimmer online te werken ook nuttig? Deel ze dan middels de share buttons hieronder!

Heb je zelf nog een geweldige tip die in dit overzicht ontbreekt? Speak your mind :)

2 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *