Laat bezoekers online een afspraak maken via je website
Laat bezoekers online een afspraak maken via je website
Voor elke onderneming die werkt op afspraak is het zonder meer handig om een afsprakenmodule op de website te hebben staan. Zo’n module kan eindeloos heen en weer mailen en vele telefoontjes voorkomen. Ook is het uitnodigend voor bezoekers. De drempel voor het maken van een afspraak ligt lager als dat online kan, op elk moment van de dag (of nacht). Overtuigd van het nut? Dan zijn er diverse opties om uit te kiezen. We nemen er in dit artikel een aantal onder de loep.
5 Oplossingen om online afspraken te kunnen maken
Er zijn talloze oplossingen te vinden die een online afsprakenmodule aanbieden. Wij hebben er 5 uitgekozen die we gaan bespreken. Drie daarvan zijn op zichzelf staande tools. Je kunt hier losse links van delen of je kunt de tools integreren op je website. Het gaat om:
- Calendly
- Setmore
- SavvyCal
Daarnaast bespreken we ook nog drie WordPress plugins waarmee je een afsprakenmodule aan je website kunt toevoegen:
- Bookly
- Easy Appointments
- Amelia
Calendly
Calendly is een populaire tool voor het plannen van afspraken. Het is ontworpen voor kleine teams en ZZP-ondernemers. Het enige wat je hoeft te doen is de beschikbaarheidsvoorkeuren in te stellen op Calendly. Je kunt vervolgens de link naar je Calendly agenda delen in een e-mail of het formulier ‘embedden’ (=integreren) op je website.
Om te garanderen dat je niet dubbel geboekt wordt, zijn er volop integratiemogelijkheden met andere applicaties, zoals iCloud, Google Agenda, Office 365 en Outlook. Je agenda wordt automatisch bijgewerkt wanneer bezoekers vergaderingen inplannen. Er kunnen ook afspraken gepland worden voor groepsbijeenkomsten en één-op-één sessies. Betaalde afspraken zijn mogelijk door PayPal of Stripe te koppelen. Door de herinneringen die per e-mail en SMS verzonden kunnen worden, is de kans klein dat een afspraak vergeten wordt.
Calendly is eenvoudig in te stellen en door de verschillende pakketten geschikt voor zowel zzp’ers als teams. De prijzen variëren van een gratis account tot een Teams account van $ 16 per gebruiker per maand. Je hebt geen technische kennis nodig. Het enige minpuntje is dat de hele backend van Calendly alleen in het Engels beschikbaar is. Daarnaast zijn de opties tot branding ook beperkt.
In de agenda gemaakt met Calendly kunnen bezoekers zelf eenvoudig een afspraak maken
Setmore
Setmore heeft veel weg van Calendly. Je kunt pagina’s voor je diensten maken waar direct je beschikbaarheid op te zien is. Setmore heeft iets meer brandingopties dan Calenldy. De link van je agenda kun je delen of je kunt de Setmore WordPress plugin gebruiken om een “Boek nu”-knop op je website te plaatsen.
Afhankelijk van het pakket dat je hebt, is Setmore te koppelen aan Square, PayPal en Stripe voor betalingen. Ook koppelingen met agenda’s en Zoom en Google Meet behoren tot de mogelijkheden. Het basispakket is gratis. Wil je gebruik maken van SMS-herinneringen en koppelingen met bijvoorbeeld Zoom, dan heb je een betaald abonnement nodig. Kosten beginnen bij $ 9 per gebruiker per maand.
Mooie bonus: Setmore besteedt elke maand 1% van de omzet aan het wereldwijd planten van bomen.
De boekingspagina is in het voorbeeld nog wat kaal maar kan aangekleed worden met een logo, afbeeldingen per medewerker en adresgegevens.
SavvyCal
Ook SavvyCal is een tool voor het plannen van afspraken. Waar je bij andere tools beschikbare data en tijden te zien krijgt, pakt SavvyCal het anders aan. Klanten kunnen hun agenda over de jouwe leggen om zo een tijdstip te vinden dat voor iedereen geschikt is. Je hoeft dus geen lijstje met data en tijden te vergelijken met je eigen agenda, je ziet direct waar jullie beiden tijd hebben.
Klanten kunnen ook gasten uitnodigen voor een afspraak. Als bedrijf zijnde kun je limieten instellen zodat je agenda niet opeens overspoelt wordt met afspraken.
De tool kan op je website geëmbed worden en koppelingen met verschillende agenda’s, Stripe en Zoom zijn mogelijk. Abonnementen starten bij $ 12 per gebruiker per maand.
SavvyCal gebruikt een agenda overlay in plaats van een lijst met beschikbare tijdsloten.
WordPress plugin Bookly
Bookly is een gratis WordPress plugin met een visueel aantrekkelijke front- en backend. De plugin is een goede keuze als je verschillende diensten aanbiedt waar verschillende personen aan gekoppeld zijn. Denk aan schoonheidssalons, hypotheekadviseurs en kappers.
Een van Bookly’s grootste voordelen is dat je per dienst en per medewerker aangepaste prijzen en beschikbaarheid kunt instellen. Bezoekers kunnen zelf de gewenste medewerker kiezen bij het boeken van een afspraak.
Betaalde afspraken zijn ook mogelijk. Dit zorgt ervoor dat je geen inkomsten misloopt vanwege no-shows of last-minute annuleringen. Als je klanten niet vooruit wilt laten betalen, kun je een optie instellen om de betaling op de dag van de boeking te doen. Naast PayPal en Stripe kan Bookly ook koppelen met Mollie waardoor iDEAL betalingen mogelijk zijn.
As je betaalopties wilt aanbieden of Bookly wilt integreren met je agenda heb je de Pro versie en betaalde add-ons nodig. De kosten lopen hierdoor op, maar dit zijn wel eenmalige kosten.
Met Bookly kunnen bezoekers niet alleen een dienst kiezen, maar ook met welke medewerker ze de afspraak willen plannen.
WordPress plugin Easy Appointments
Easy Appointments hanteert dezelfde strategie als Bookly: de plugin is gratis, maar als je betaalopties wilt toevoegen of een 2-sync koppeling met een agenda wilt maken, heb je een betaalde add-on nodig. In tegenstelling tot Bookly hanteert Easy Appointments een abonnement en komen de kosten dus jaarlijks terug.
Met de basisplug-in kun je meerdere locaties, diensten en medewerkers toevoegen en daar afspraken voor laten plannen. Je kunt ook zelf flexibele tijdsloten maken. In de frontend ziet de agenda er minder aantrekkelijk uit dan Bookly. Met behulp van CSS is dit wel mooier te krijgen, maar dat vereist wel de nodige kennis.
Easy Appointments werkt echt ‘easy’ maar de agenda is visueel minder aantrekkelijk.
WordPress plugin Amelia
Wil je een plugin die er wél mooi uitziet, ga dan voor Amelia. Deze plugin kost 79 euro per domeinnaam per jaar, maar biedt veel opties, is eenvoudig te beheren en dus ook nog eens visueel aantrekkelijk.
Je kunt onbeperkt afspraken, medewerkers en locaties invoeren.
Voor 119 euro kun je hem op 3 domeinen instellen en integreren met Whatsapp. Heb je meer dan 3 websites, dan kom je op 249 euro per jaar uit. De back-end is uitgebreid en overzichtelijk.
Amelia kan gekoppeld worden aan Mollie en Paypal voor betaalde afspraken, je kunt automatische herinneringen sturen, kleuren en fonts aan je huisstijl aanpassen, automatische vervolgafspraken inplannen – bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks of jaarlijks – en je kunt de afspraken integreren met je Google of Outlook kalender, zodat je alles op één plek hebt.
Oké, Amelia kost misschien wel geld, maar wij denken dat deze plugin je een hoop tijd en moeite bespaart en zo aantrekkelijk is dat je dat wel terugverdient.
Amelia in actie op refurbished-kinderwagens.nl. Overzichtelijk en in de huisstijlkleuren.
Online afspraak via je website
Het maken van een online afspraak via je website kan op meerdere manieren. Er zijn tools die los van je website werken, maar die je via een link of formulier wel in je website kunt embedden zoals Calendly, SavvyCal en Setmore. Daarnaast zijn er ook tools die je met behulp van een plugin rechtstreeks in je website plaatst en opzet zoals Bookly en Easy Appointment. Welke tool voor jou het meest geschikt is, hangt af van het aantal diensten en medewerkers waar je die agenda voor wilt gebruiken en het beschikbare budget. Calendly biedt als gratis tool al veel mogelijkheden, SavvyCal springt er qua gebruiksvriendelijkheid uit en Bookly integreert het mooist in je website. Kies bij twijfel voor de gratis (proef)versie die de meeste tools bieden zodat je zelf kunt ontdekken welke tool het beste bij jullie past.
