Tijd terugverdienen die je beter kunt besteden aan de groei van je bedrijf

De opdracht

“We hebben een website maar ook een interne site voor onze trainers en coaches. Daar hoort een webwinkel bij voor de materialen. Maar dat betekende voorheen echt te veel handmatig werk voor ons,” zegt Edith.

“We hebben een netwerk van meer dan 130 gecertificeerde PCM-trainers en coaches in Nederland en België. Ik wilde gewoon een goedwerkende online webshop, dat zou echt een efficiencyslag betekenen voor ons kantoor. Met het bureau waar wij mee werkten ging dat niet lukken. Toen zei een buurvrouw: je moet eens praten met Buro Staal. Dat was een gouden tip.”

Afgeschermde PCM webshop op laptop

“Ik ben echt een strenge klant, dat weet iedereen. Maar nu ben ik alleen maar positief!”

De situatie

PCM leidt trainers en coaches op en verzorgt producten zoals persoonlijkheidsprofielen, boeken en lesmateriaal. “PCM is een model dat inzicht geeft in voorkeuren van communicatie en motivatie. En het laat voorspelbare patronen zien van wanneer we in de stressmodus schieten. Met de PCM-tools kun je jezelf en anderen beter managen en zo je eigen kwaliteit van leven, en die van anderen, verbeteren,” vertelt Edith.

“Voor de materialen was er een catalogus in PDF-vorm, die moest je dan downloaden, mailen wat je wilde, dan moesten wij die order verwerken, met een Excel-sheet, het doorzetten naar onze warehouse, dan maakte de boekhouder een factuur en moesten we de verzending en betaling ook in de gaten houden. Steeds dat heen en weer gemail! Dat moest toch beter kunnen. Vandaar dat we Buro Staal vroegen een nieuwe webshop te maken.”

PCm webshop op mobiel

het doel

“Efficiency,” zegt Edith. “Maar ook een professionaliseringsslag. Dat was belangrijk voor de groei van onze organisatie. En betere betaalstromen. Ik ging met Buro Staal in zee omdat ik het gewoon allemaal in een keer goed wilde doen. Dat het allemaal lekker loopt, ik er geen omkijken naar heb. Nu gaat alles automatisch. Heerlijk!”

Door het goed instellen van de webshop en het automatiseren van zoveel mogelijk processen, zoals de koppeling tussen WooCommerce en het boekhoudsysteem van PCM Nederland, hebben we zoveel mogelijk handmatige handelingen vervangen.

DE aanpak

“Het eerste contact was meteen positief,” vertelt Edith. ”Rosanne is lekker to-the-point en stuurde op basis van ons eerste gesprek een goede offerte. ‘Dat kunnen we wel’, zei Rosanne toen ik vertelde wat ik wilde. Oké, de shop is misschien niet heel complex, maar wel nieuw voor ons. En voor Buro Staal niet. Ze waren meteen heel pragmatisch in hoe we dingen konden oplossen en aanpakken.”

“Het fijne gevoel van de eerste kennismaking is altijd zo blijven voelen,” zegt Edith blij. “Het liep echt supersoepel. Ik kan er niks anders over zeggen. Buro Staal maakt gebruik van Asana. Ze hadden een checklist gemaakt zodat ik precies kon zien welke stappen er genomen moesten en gingen worden en waar ik verantwoordelijk voor was. Ik had zelf een lijst met business requirements gemaakt en die hadden ze er ook in gezet. Gaandeweg werden alle taken afgevinkt. Ik denk dat we maximaal 8 keer overleg hebben gehad.”

“Qua projectmanagement steken ze echt met kop en schouders boven de rest uit! Ik heb een hoop websites live gezet in mijn carrière, maar zelden verliep een samenwerking zó soepel. Ze hadden een team van 3 man op het project gezet; iemand voor het design, iemand voor de backend, en Rosanne was mijn vaste aanspreekpunt. Ze reageerden snel en hielden de vaart er lekker in.”

“We hebben de deadline gewoon gehaald! En zijn binnen budget gebleven. En dat met relatief weinig overleg. Zo fijn! Mentaal heeft het me heel weinig moeite gekost. Ze hebben me enorm veel uit handen genomen. Af en toe hadden we een videocall van een half uurtje en tijdens de call voerde Rosanne meteen wat aanpassingen door. Hoppa! Ze houden daar echt van aanpakken,” lacht Edith.

Qua projectmanagement steekt Buro Staal echt met kop en schouders uit boven de rest.”

HET resultaat

“We hebben er nu heel weinig werk aan. De shop loopt gewoon door op de achtergrond,” zegt Edith. “Ik hoef de bestellingen via de email niet meer in de gaten te houden, bestellingen niet meer handmatig te verwerken, niet achter betalingen aan te gaan. Alles wordt direct afgerekend. Ik kan al die gewonnen tijd steken in de groei van het bedrijf.”

“Als ik vragen heb, kan ik ze gewoon bellen. Ik heb een supportbundel. De support en de helpdesk is ook gewoon heel goed; heel professioneel met een ticketnummer en het wordt goed, maar ook persoonlijk, opgepakt.”

“Toen het project was afgelopen kreeg ik een leuk cadeautje. Mijn hond is er heel blij mee, haha. Dat zijn van die leuke, persoonlijke momenten. Ja, Buro Staal heeft de customer journey goed in de smiezen! Ik heb ze al bij anderen aangeraden en zit erover te denken om de website ook opnieuw door ze te laten maken in WordPress. Maar ja, die staat pas anderhalf jaar. Dus dat is toekomstmuziek. Maar die hoor ik al spelen.”

SAMEN RENNEN, SPRINGEN, VLIEGEN,
DUIKEN, VALLEN, OPSTAAN
EN WEER DOORGAAN