Koppel je Woocommerce Webshop aan een Boekhoudsysteem

Koppel je Woocommerce Webshop aan een Boekhoudsysteem

Koppel woocommerce webshop aan boekhoudsysteem

We krijgen steeds vaker de vraag of een WooCommerce webshop gekoppeld kan worden aan een boekhoudsysteem. Dit is zeker mogelijk, maar er is een flink verschil per systeem hoe makkelijk dit gaat, wat er precies gekoppeld kan worden en welke kosten daarbij komen kijken.

In onderstaand overzicht lichten we deze punten toe.

Inhoudsopgave
    Add a header to begin generating the table of contents

    Waarom je je shop aan een boekhoudsysteem wilt koppelen

    Heel even een stapje terug: waarom zou je je webshop aan een boekhoudsysteem willen koppelen? Nou gewoon, omdat het superhandig en efficiënt is! Voor elke verkoop die jij via je webshop doet moet er een factuur aangemaakt worden. Dat wil je al niet handmatig doen, dus dat is stap 1 die je kunt automatiseren.

    Vervolgens moeten al die facturen ingeboekt worden in je boekhoudsysteem om te zorgen dat je administratie volledig is. Ook dat doe je natuurlijk liever niet handmatig. Door een koppeling te maken tussen je WooCommerce webshop en je boekhoudsysteem worden alle facturen automatisch aangemaakt én ingeboekt. Poh, dat scheelt een hoop!

    Punten waarop we vergelijken

    In ons overzicht van boekhoudsystemen kijken we naar:

    • Het type koppeling (financieel of logistiek). Bij een financiële koppeling wordt de aankoopinformatie naar het boekhoudprogramma gestuurd zodat je de facturen niet meer zelf hoeft te maken en in te boeken. Een logistieke koppeling synchroniseert ook de voorraad.
    • Hoe komt de koppeling tot stand?
    • Wat wordt er precies gesynchroniseerd?
    • Worden de facturen verzonden vanuit de webshop of vanuit het boekhoudsysteem? Het voordeel van facturen versturen vanuit je boekhoudsysteem is dat de factuurnummers dan automatisch doorlopen. Als jij én vanuit je webshop factureert én vanuit een boekhoudprogramma krijg je twee verschillende series met factuurnummers. 
    • Wat zijn de kosten (exclusief het boekhoudpakket)?
    • Kun je het zelf doen en zo ja, hoe lang ben je ermee bezig?

    E-boekhouden

    Type koppeling: financieel, dus de aankoopinformatie wordt naar het boekhoudprogramma gestuurd. Facturen worden hierin gemaakt en ingeboekt. De voorraad wordt niet gesynchroniseerd.

    Hoe komt de koppeling tot stand? Via een webhook die je zelf eenvoudig kan aanmaken in WooCommerce (zie onderstaande link naar de uitgebreide handleiding).

    Wat wordt er precies gesynchroniseerd? Bestellingen worden vanuit de webshop naar E-boekhouden gestuurd en gelijk ingeboekt. Je kunt bij de installatie aangeven welke productgroepen op welk grootboeknummer geboekt moeten worden. E-boekhouden verstuurt geen facturen. Dit kun je regelen met de gratis plugin WooCommerce PDF Invoices & Packaging Slips. Er worden automatisch relaties aangemaakt voor klanten.

    Wat zijn de kosten van de koppeling? Die zijn inbegrepen bij e-boekhouden.

    Zelf doen? Dat kan. Er is een uitgebreide handleiding beschikbaar. Het is niet ingewikkeld, je bent met max. 30 minuten klaar. De meeste tijd zit in het instellen van de grootboeknummers.

    Handleiding en meer informatie koppeling e-boekhouden en WooCommerce

    Moneybird

    Type koppeling: financieel, dus de aankoopinformatie wordt naar het boekhoudprogramma gestuurd. Facturen worden hierin gemaakt en ingeboekt. De voorraad wordt niet gesynchroniseerd.

    Hoe komt de koppeling tot stand? Via de plugin Moneybird API koppeling voor WooCommerce.

    Wat wordt er precies gesynchroniseerd? Bestellingen worden vanuit de webshop naar Moneybird gestuurd en gelijk ingeboekt. Je kunt ervoor kiezen om vervolgens vanuit Moneybird de factuur te laten versturen. Het is niet mogelijk om producten aan grootboeknummers te koppelen. Je kunt wel een omzetcategorie voor producten kiezen en een voor verzendkosten. Daarnaast is het mogelijk om voor betaalde en onbetaalde bestellingen een andere workflow te koppelen, zodat de klant een bijpassende factuur ontvangt.

    Wat zijn de kosten voor de koppeling? € 35 per jaar, exclusief de kosten voor het het boekhoudprogramma.

    Zelf doen? Dat kan. Er is een uitgebreide handleiding beschikbaar. Het koppelen is niet ingewikkeld, je bent met ca. 15 minuten klaar.

    Meer informatie over de Moneybird plugin

    Exact Online

    Type koppeling: Exact Online heeft zowel een financiële als een logistieke koppeling.

    Financiële koppeling (alleen facturen, geen voorraadbeheer):

    Hoe komt de financiële koppeling tot stand? De financiële koppeling kun je regelen via webwinkelfacturen.nl (zie kader).

    Wat wordt er precies gesynchroniseerd? De koppeling zet bestellingen, facturen en verkoopboekingen direct in het boekhoudprogramma. Het is ook mogelijk om facturen vanuit Exact Online te laten versturen. Daar komt echter iets meer bij kijken. Je moet dit dan ook apart aanvragen bij webwinkelfacturen.nl. Wil je dat niet, dan kun je de facturen ook via de eerder genoemde plugin WooCommerce PDF Invoices & Packaging Slips genereren en vanuit de webshop verzenden.

    Wat zijn de kosten van de koppeling? De kosten hangen af van het aantal bestellingen op jaarbasis. Dit is dus exclusief de kosten voor het boekhoudprogramma.

    Zelf doen? Zeker. Met de uitgebreide handleiding zou het niet meer dan 5 minuten mogen kosten.

    Logistieke koppeling (facturen + voorraadbeheer):

    Hoe komt de logistieke koppeling tot stand? Met de WooCommerce xCore plugin.

    Wat wordt er precies gesynchroniseerd? Dat kun je helemaal zelf instellen. Met de add-ons, die wel allemaal per stuk extra geld per maand kosten, kun je precies kiezen wat je wilt synchroniseren. Voor grote webshops met veel verkopen dus een perfecte oplossing.

    Wat zijn de kosten van de koppeling? xCore biedt 3 maandpakketten aan, variërend van 12 tot 25 euro per maand, afhankelijk van je behoefte. Je kunt het 14 dagen gratis uitproberen. Dit is dus apart van de kosten van het boekhoudprogramma. Daarnaast betaal je eenmalig € 250 voor het implementeren van de koppeling van je webshop.

    Zelf doen? Dat kan ingewikkeld worden, afhankelijk van je wensen. Gelukkig hebben ze een installatiewizard opgezet maar ook een implementatiepakket. Dan regelen ze het voor je en kun je ze vragen stellen tijdens het testen en de livegang.

    Meer informatie over de WooCommerce xCore plugin

    Overkoepelende optie: webwinkelfacturen.nl

    Voor de meeste boekhoudprogramma’s heeft webwinkelfacturen.nl een koppeling. Ze geven aan dat het koppelen met 5 minuten geregeld is. Het gaat dus wel om een financiële koppeling, je voorraad wordt niet automatisch aangepast.

    Voor een koppeling tot 250 transacties per jaar betaal je 72 euro per jaar; een webshop met meer dan 1000 transacties per jaar kost 170 euro per jaar voor de koppeling. Dit is dus zonder de kosten van je boekhoudprogramma en je webshop. Je kunt het eerst 30 dagen gratis uitproberen.

    De prijzen die genoemd worden in dit artikel zijn de geldende prijzen op het moment dat we dit artikel schreven. Kijk altijd even bij de aanbieder zelf of die prijzen nog steeds kloppen.

    SnelStart

    Type koppeling: SnelStart heeft een financiële koppeling (dus alleen facturen, geen voorraadbeheer).

    Hoe komt de financiële koppeling tot stand? De financiële koppeling kun je regelen via webwinkelfacturen.nl (zie kader).

    Wat wordt er precies gesynchroniseerd? De koppeling zet bestellingen automatisch door naar bestellingen / verkoopboekingen in het boekhoudprogramma.

    Wat zijn de kosten van de koppeling? De kosten hangen af van het aantal bestellingen op jaarbasis. Dit is dus exclusief de kosten voor SnelStart.

    Zelf doen? Ja, dat kan zeker. Volgens de documentatie zou je met 5 minuten klaar moeten zijn.

    Een alternatief is de koppeling van iWebdevelopment. Dit is ook een financiële koppeling. Met het abonnement van 18,95 synchroniseer je tot 1000 artikelen. iWebdevelopment zet in op maatwerk en biedt ook koppelingen voor AFAS en ExactOnline. Zelf doen lijkt door hun maatwerkoplossingen niet de gewenste actie. Contact opnemen over de mogelijkheden is hier de beste oplossing.

    AFAS

    Type koppeling: AFAS heeft zowel een financiële als een logistieke koppeling.

    Financiële koppeling (alleen facturen, geen voorraadbeheer):

    Hoe komt de financiële koppeling tot stand? Ook hier biedt webwinkelfacturen.nl weer de oplossing.

    Wat wordt er precies gesynchroniseerd? De koppeling zet bestellingen automatisch door naar bestellingen of financiële boekingen in AFAS.

    Wat zijn de kosten van de koppeling? De kosten af van het aantal te verwerken bestellingen per maand. De kosten voor het AFAS boekhoudprogramma zitten hier dus niet bij in.

    Zelf doen? Ook voor deze koppeling biedt webwinkelfacturen.nl weer een uitgebreide handleiding. Het zou met 5 minuten gepiept moeten zijn.

    Logistieke koppeling (facturen + voorraadbeheer):

    Hoe komt de logistieke koppeling tot stand? iWebdevelopment biedt een logistieke koppeling tussen WooCommerce en het AFAS boekhoudprogramma.

    Wat wordt er precies gesynchroniseerd? Klanten, orders, artikelen en voorraad.

    Wat zijn de kosten van de koppeling? iWebdevelopment biedt hier 2 abonnementen voor, van 80 en 100 euro per maand. Hier komen nog 800 euro implementatiekosten en de kosten van het boekhoudpakket bij.

    Zelf doen? Zou ik niet aanraden. iWebdevelopment zet hoog in op maatwerk. Dus voor de grotere webshop met een complexere boekhouding kun je het beste contact met ze opnemen.

    Meer informatie over de logistieke koppeling met AFAS

    Visma Yuki

    Type koppeling: Yuki heeft een financiële koppeling (dus alleen facturen, geen voorraadbeheer).

    Hoe komt de financiële koppeling tot stand? De financiële koppeling kun je regelen via webwinkelfacturen.nl (zie kader).

    Wat wordt er precies gesynchroniseerd? De koppeling zet bestellingen uit WooCommerce automatisch door naar facturen in Yuki.

    Wat zijn de kosten van de koppeling? De kosten hangen af van het aantal te verwerken bestellingen per maand. Daar komen de kosten van het boekhoudprogramma dus nog bij.

    Zelf doen? Kan zeker! Webwinkelfacturen maakt het heel gemakkelijk met een uitgebreide handleiding

    Onze blogs nooit meer mislopen?

    Ontvang onze nieuwsbrief boordevol kennis, belangrijke updates en nieuws over ons vakgebied dan 1x per maand zo in je inbox.
    Uiteraard wordt je e-mailadres helemaal nergens anders voor gebruikt en kun je je altijd nog uitschrijven als je toch spijt hebt van al die handige informatie in je mailbox. We snappen goed hoe overweldigend onze bak aan kennis kan zijn, hoor!
    Google-Beoordeling
    4.9
    Gebaseerd op 28 recensies
    js_loader