Interview met Charlotte Meindersma: Hoe goed heb jij de juridische zaken rondom je webshop geregeld?

Interview met Charlotte Meindersma: Hoe goed heb jij de juridische zaken rondom je webshop geregeld?

Charlotte Meindersma, eigenaresse van Charlotte's law en specialist in auteursrecht en merkenrecht

Zorg dat je deze 9 valkuilen vermijdt!

Veel eigenaren van webshops doen zichzelf tekort door hun rechten niet goed af te timmeren. En dat vinden we hier niet oké! Gelukkig was Charlotte Meindersma van Charlotte’s Law dat met ons eens. Toen ik haar benaderde voor een interview om jullie bij te praten, was ze gelijk enthousiast.

Inhoudsopgave

Meet Charlotte Meindersma!

Laat me eerst Charlotte aan je voorstellen. Charlotte Meindersma werkt als jurist gespecialiseerd in auteursrecht en merkenrecht. Ze heeft haar eigen praktijk: Charlotte’s Law. Daarin is ze naast jurist ook Chief of Everything. Charlotte staat onder andere bekend als “Miss Oploskoffie”. Dit omdat zij één van haar kernproducten Oploskoffie heeft genoemd. Koop je dat product, dan kun je onder het genot van een koffietje of ander drankje een uur lang met haar sparren.

Charlotte was, zoals ze dat zelf heerlijk luchtig zegt, veel te recalcitrant om bij een advocatenkantoor te werken. Bovendien had ze een lekker eigenzinnig idee over hoe ze een eigen praktijk zou aanpakken. Zo ging ze als één van de eerste Nederlandse juristen bloggen en vloggen. En koos ze ervoor om niet alleen uurtje factuurtje te werken, maar haar kennis en ervaring ook in online producten om te zetten. Zo werd ze uitgenodigd om op grote evenementen te spreken en is ze op nationale radio en TV geweest, waardoor ze inmiddels een enorme naamsbekendheid heeft.

Samen met Charlotte heb ik een aantal juridische valkuilen voor je op een rijtje gezet waarvan we graag willen dat je ze makkelijk weet te herkennen en vermijden. Dus doe je zakelijke zelf een plezier en loop ze even na. Dan kun je je persoonlijke zelf een hoop hoofd- en buikpijn besparen.

Charlotte Meindersma, eigenaresse van Charlotte's law en specialist in auteursrecht en merkenrecht

Charlotte Meindersma, eigenaar van Charlotte’s law en specialist in auteurs-en merkenrecht.
Foto gemaakt door Eline Schuurmans.

1: Verstuur jij ongemerkt en onbedoeld spam?

Voor veel webshop eigenaren is het nog lang niet altijd duidelijk wat je wel en niet zonder specifieke toestemming mag mailen.

E-mails die direct met de afhandeling van een transactie te maken hebben

Dit soort e-mails mag je altijd versturen. Denk daarbij aan een bevestiging van een bestelling, een bevestiging van een verzending, een melding van een vertraging of een berichtje om te checken of je klant tevreden is.

Commerciële e-mails waarin je producten aanbiedt die een direct verband met eerdere bestellingen hebben

Heeft je klant slingers gekocht, dan mag je die klant aanbiedingen doen met producten die daarmee te maken hebben. Denk bijvoorbeeld aan ballonnen, taartbordjes en uitnodigingen. Voor je dat doet, moet je wel zorgen dat je aan één belangrijke voorwaarde voldoet. Je moet je klant het recht van verzet hebben geboden. Heel praktisch betekent dat dat je moet kunnen aantonen dat je je klant de kans hebt gegeven om dit soort mails te weigeren. Zo kun je bijvoorbeeld ergens in het aankoopproces een check box opnemen waarin klanten kunnen aangeven om geen relevante aanbiedingen te ontvangen. Je mag daar creatief in zijn. Veel mensen houden er namelijk niet van om veel mails te krijgen, maar zijn tegelijkertijd gevoelig voor FOMO. Zo kun je bijvoorbeeld achter de check box zetten: Stuur mij niet de speciale acties en aanbiedingen voor vaste klanten.

Algemene en commerciële mails die geen directe relatie met eerdere bestellingen hebben.

Ook al gaat het om een actieve klant, deze moet hier specifiek toestemming voor geven. En dat moet een actieve toestemming zijn. Je klant moet dus specifiek zelf aangeven dit soort mails WEL te willen ontvangen.

2: Staan alle verplichte bedrijfs- en contactgegevens op je site?

Als webwinkel moet je aan een aantal wettelijke verplichtingen rondom je bedrijfs- en contactgegevens voldoen. In het kort: alles wat je bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel hebt moeten opgeven, moet ook op je website staan.

Vestigingsadres

Zo moet je vestigingsadres op de website staan. Werk je vanuit huis, dan moet je je huisadres vermelden. Gelukkig is vanuit huis werken nog nooit zo normaal geweest.

Twee manieren om snel contact op te nemen

Daarnaast moeten bezoekers van je webshop je op minimaal twee manieren snel kunnen bereiken. Dat kan bijvoorbeeld via e-mail, WhatsApp of een chat functie, maar zorg echt dat het er minimaal twee zijn.

De verplichte nummertjes

Tenslotte moeten ook je KvK nummer en je btw-nummer op je website staan. Gelukkig hebben ook eenmanszaken tegenwoordig nummers die niet meer aan de identiteit van de eigenaar te linken zijn.

3: Heb je je privacy- en cookieverklaring op orde?

Er zijn inmiddels heel veel voorbeelden en generators voor privacy- en cookieverklaringen verkrijgbaar om je website avg proof te maken. Maar vul je een generator verkeerd in, dan zitten er al snel gaten in je verklaringen. Of spreken delen elkaar tegen. En knip en plak je diverse voorbeelden bij elkaar, dan loop je datzelfde (onnodige) risico. Lees ze dus nog eens kritisch door, met een markeerstift en een rode pen in de hand.

"Vul je een generator voor een privacy of cookie verklaring verkeerd in, dan zitten er al snel gaten in zo'n verklaring."

4: Kunnen je klanten ook (deels) achteraf betalen?

Verkoop je fysieke producten, dan mag je volgens de wet maximaal 50% vooruitbetaling vragen. Zorg dus dat je in je webshop minimaal één betaalwijze aanbiedt waarbij klanten niet of deels van tevoren betalen. Binnen Nederland heb je daarvoor diverse mogelijkheden. We noemen er twee.

Onder rembours

Je kunt bijvoorbeeld aanbieden om een bestelling onder rembours te verzenden. Dan betaalt je klant direct bij levering. Je mag in zo’n geval de kosten die jij als ondernemer hiervoor moet betalen aan je klant doorberekenen. Let er daarbij wel op dat je alleen de werkelijke kosten mag doorberekenen. Je mag daarbovenop dus niet ook nog eens administratiekosten of servicekosten berekenen.

Klarna

Klarna is een Zweeds bedrijf dat in Nederland een dienst aanbiedt waarbij klanten hun aankoop tot 30 dagen na aankoop kunnen betalen. Klarna financiert die uitgestelde betaling voor en betaalt webshops al eerder uit. De kosten daarvan bestaan uit een vast bedrag en een percentage van de verkoopwaarde. Je mag deze deels aan de klant doorberekenen. Uitgestelde betaling wordt in het burgerlijk wetboek namelijk als een krediet gezien. Voor kredieten waarvan de looptijd minder dan 3 maanden is en waarvoor een “onbetekenende” vergoeding wordt gevraagd hoeven niet aan alle regels van de consumentenkredietwet te voldoen. Dat betekent dat je maximaal 1% van de verkoopwaarde op jaarbasis in rekening mag brengen. Bij een krediet van maximaal 1 maand (de maximale betaaltermijn van Klarna) mag je dus maximaal 0,083% van het orderbedrag doorberekenen.). Op deze pagina van de Klarna website lees je er meer over. En wie weet kun jij op een creatieve manier vooruitbetalen de aantrekkelijkste optie maken.

5: Weet je nog hoe je aan je productfoto’s en beschrijvingen gekomen bent?

Koop je in bij een groothandel, dan ben je vaak één van de velen die een product verkoopt. En wie heeft er tegenwoordig nog tijd om foto’s te maken en een unieke, aantrekkelijke omschrijving te schrijven? Nou…. Beter doe je dat wel! Allereerst kun je je daarmee onderscheiden van je concurrenten en in de zoekmachines. Wat nog belangrijker is: je mag zonder toestemming zelfs niet de afbeeldingen en/of teksten van de leverancier gebruiken. En die van je concurrenten al helemaal niet natuurlijk. Gebruik je dus materiaal van anderen? Neem dan in je workflows op hoe en waar je die schriftelijke toestemming bewaart.

6: Beloof je per ongeluk meer dan je waar kunt maken?

Kijk nog eens kritisch naar je productbeschrijvingen. Doe je onbedoeld beloftes waarvan je niet 100% zeker bent of je ze waar kunt maken? Vooral bij online trainingsmateriaal gaat dat nog wel eens fout. Het is verstandig om in je beschrijvingen en/of je garantie te melden dat:
  • iedere situatie anders is;
  • resultaat afhangt van allerlei omstandigheden;
  • je geen garantie op resultaten kunt bieden.

7: Heb jij je retourzendingen goed afgetimmerd?

Schrik niet: als de uiterste termijn voor retour zenden niet specifiek op je website vermeld staat, hebben je klanten automatisch 12 (!) maanden de tijd. Whoeps! Snel even checken dus. De minimale tijd die je klanten moet geven is 14 dagen.

Ook tijdens de uitverkoop?

De uitverkoop breekt deze regel niet. Ook dan moet je je klanten minimaal 14 dagen de tijd geven om aankopen terug te sturen.

En als een product gebruikt of beschadigd is?

Je zou denken dat je het product dan niet terug hoeft te nemen, maar dat is niet het geval. Je bent altijd verplicht een redelijk deel terug te betalen. Lever je alleen of ook aan bedrijven, dan is het handig om te weten dat dit ontbindingsrecht alleen voor particulieren geldt, en niet voor bedrijven.

Wie betaalt de kosten voor retourzendingen?

Ook deze zou ik snel even checken. Staat er niet duidelijk op je site wie de kosten van retourzendingen betaalt, dan draai jij daar als verkoper automatisch voor op.

8: Hoe ga jij om met retourzendingen van digitale producten?

Ook voor digitale producten en diensten als e-boeken, kleurplaten, journals en online cursussen geldt het ontbindingsrecht van 14 dagen. Ook al kun je een digitaal document niet terugsturen. Je kunt jezelf op een aantal verschillende manieren beschermen:
  1. Je kunt klanten tot maximaal 14 dagen voor de start van een online evenement of cursus laten boeken.
  2. Je kunt de content van een cursus stap voor stap vrijgeven. Wil een klant dan ontbinden, dan geef je de rest niet vrij en betaal je een evenredig bedrag terug.
  3. Je kunt een klant bij betaling met een verplichte check box laten verklaren dat deze akkoord gaat met een directe download en daarom afziet van het ontbindingsrecht.

9: Hoe goed ben je beschermd tegen concurrenten die je digitale producten namaken?

Je kunt jezelf beter tegen digitale diefstal beschermen dan je misschien dacht. Neem in je algemene voorwaarden op dat je als gebruiker niet binnen 1 of 2 jaar een vergelijkbaar product op de markt mag brengen. En neem dat ook in je productbeschrijving op. Want het moet wel voor aankoop duidelijk zijn. Hoe vaak hoor je het niet? Dat iemand maanden werkt aan een uniek product en een maand of wat later bijna hetzelfde product ziet verschijnen.

"Je kunt jezelf beter tegen digitale diefstal beschermen dan je misschien dacht."

Kortom

We hopen je hiermee een boel hoofd- en buikpijn te besparen. Het kan natuurlijk zijn dat je advies op maat nodig hebt. Dan kan het handig zijn om een OplosKoffie met Charlotte Meindersma in te plannen. En heb je hulp nodig met de technische kant van deze juridische zaken, dan helpen wij je natuurlijk graag verder.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *