Eerder schreven we over hoe je de ideale klantgerichte contactpagina kunt maken. Daarin schrijven we dat je een formulier kunt maken en deze, afhankelijke van het onderwerp, naar verschillende e-mailadressen kunt laten sturen (= e-mailroutering). Leuk natuurlijk om zoiets te droppen, maar we vonden dat we je dan ook uit moesten leggen hoe dat werkt. Ik ga m’n best doen het je te leggen voor enkele veel gebruikte formulieren plug-ins voor WordPress.

Stel je hebt een formulier gemaakt met een selectie voor welke afdeling de vraag bedoeld is.

E-mailroutering met Gravity Forms

Hoe stel je e-mailroutering in met Gravity Forms (betaalde plugin)?

• Ga in de backend van WordPress naar “Formulieren” in het linker menu.
• Vervolgens kies je bij het betreffende formulier bij “Instellingen” voor “Meldingen”.
• Je ziet nu welke meldingen er actief zijn voor je formulier. Standaard wordt er al één aangemaakt door Gravity Forms. Deze verstuurd een e-mail naar de site beheerder. In veel gevallen is dat een algemeen e-mailadres. Denk aan info@jouwbedrijf.nl.
• Klik op de knop “Nieuwe toevoegen”
• Vervolgens geef je een naam op. Niet je eigen naam gebruiken, maar een beschrijvende titel wat je melding doet. Bijvoorbeeld “Bericht voor administratie”.
• Bij “versturen naar” kies je vervolgens voor “routering configureren”.
• Vul hier het e-mailadres in waar het formulier naar verstuurd moet worden en selecteer daarna de selectie uit je formulier en de mogelijke waarde. Zie onderstaand voorbeeld:

• In de velden daaronder kan je de formuliergegevens gebruiken, voor de e-mail die verstuurd gaat worden, om de e-mail te vullen met de verschillende velden en eventueel een vaste tekst.
• Klik vervolgens op “Melding opslaan” en je melding is actief.

Volg bovenstaande stappen als je meer meldingen wilt instellen met e-mailroutering, bijvoorbeeld voor andere afdelingen.

E-mailroutering met Ninja Forms

Wij zijn fan van de gratis Ninja Forms plugin. Als je in deze plugin e-mailroutering wilt gebruiken, dien je de betaalde extensie “Conditional Logic” aan te schaffen.

Omdat wij de extensie niet in bezit hebben, kunnen we je niet laten zien hoe dit werkt. Gelukkig heeft Nina Forms zelf goede documentatie waarin uitgelegd hoe je de e-mailroutering in kunt schakelen.

E-mailroutering met Contact Form 7

Wil je wel e-mailroutering gebruiken maar geen kosten maken? Dan kun je Contact Form 7 gebruiken. Wij zijn iets minder fan van deze plugin omdat het lastig is zonder HTML-kennis het formulier en de bijbehorende e-mail goed te krijgen, maar als je daar niet bang voor bent, is het zeker een goede optie.

Hoe stel je e-mailroutering in met Contact Form 7 (gratis plugin)?

• Ga in de backend van WordPress naar “Contact” in het linker menu.
• Vervolgens klik je op de naam van het formulier waarvoor je e-mailroutering wilt toepassen.
• In de editor van het formulier kan je een selectie toevoegen:

<label> Voor welke afdeling is je bericht?
    [select* afdeling "Sales|sales@jouwbedrijf.nl" "Support|support@jouwbedrijf.nl" "Administratie|administratie@jouwbedrijf.nl"] </label>

Een korte uitleg hoe deze code is opgebouwd en wat het doet:

• “select” geeft aan dat het een selectie is. De * erachter betekent dat dit veld verplicht is.
• “afdeling” is de naam van het veld.
• Daarna krijg je tussen aanhalingstekens de verschillende opties. Het gedeelte voor “|” (het pipe karakter) is zichtbaar voor je bezoekers. Het e-mailadres niet.

• Als alles goed staat, klik je boven de editor op “Mail”. Bij het “Aan” veld vul je vervolgens in: [afdeling]

Conclusie

E-mailroutering is het toepassen van conditionele logica op je formulieren. Say what?! Nieuwe poging: met behulp van e-mailroutering kun je ervoor zorgen dat een ingevuld formulier verzonden wordt naar een e-mailadres dat gekoppeld is aan een van de velden in het formulier.

Je kunt in WordPress onder andere de plugins Gravity Forms (betaald), Ninja forms (gratis + betaalde extensie) en Contact Form 7 gebruiken om e-mailroutering toe te passen.

Als je e-mail routering gebruikt, hoeft niemand binnenkomende e-mails te beoordelen en te verzenden naar de juiste afdeling. Dit gaat geheel automatisch. En ‘automatisch’ daar houden wij van 😉